Laserdrucker im Büro richtig installieren

Laserdrucker sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sie sind bei den laufenden Kosten geringer als andere Drucker, bei der Installation der Geräte sollten jedoch einige Aspekte beachtet werden, damit es nicht gleich zu Beginn zu Problemen beim Druck kommt. Vor allem in Büros ist der richtige Standort ein unterschätzter Faktor, da der falsche Platz unnötige Wege verursachen kann.

Arbeitsschutz beachten

Immer wieder werden Laserdrucker in Zusammenhang mit dem Schutz der Arbeiter gebracht, da beim Betrieb Tonerstaub in die Atemluft gerät, wodurch die Feinstaubbelastung erhöht wird.

Derzeit gibt es aber noch keine expliziten gesetzlichen Regelungen, die spezielle Standorte für einen Laserdrucker vorsehen. Da ein Laserdrucker aber tatsächlich Emissionen verursacht, sollten die Geräte nach Möglichkeit nicht in unmittelbarer Nähe der Angestellten stehen. Mindestens zwei Meter sollte das Gerät vom Arbeitsplatz entfernt sein.

Optimal wäre ein eigener Raum, wo sich auch der Kopierer befindet, der ebenfalls Emissionen verursachen kann.

Geeigneten Ort wählen

Der geeignete Standort für den Drucker hängt aber nicht nur mit dem Abstand zum Arbeitsplatz zusammen, sondern wenn mehrere Mitarbeiter auf ein Gerät zugreifen, sollte der Standort möglichst so gewählt werden, dass er rasch erreichbar ist. Das spart Zeit und oft ist bei größeren Büros durchaus die Anschaffung von mehreren Geräten, die an unterschiedlichen Standorten positioniert werden, sinnvoll. Mehrere Geräte sind auch dann hilfreich, wenn Sie einen hohen Output an Ausdrucken haben. Bei der Installation der Software ist dann speziell darauf zu achten, dass der Drucker auf den richtigen Geräten installiert ist.

Auspacken und optische Überprüfung

Wie jedes Gerät, sollten Sie auch den Drucker einer optischen Prüfung unterziehen, sobald Sie ihn aus der Verpackung entnommen haben. Gibt es sichtbare Beschädigungen, sollte das Gerät in jedem Fall reklamiert werden. Ist das nicht der Fall, geht es zum nächsten wichtigen Schritt, dem entfernen von Schutzfolien und Transportsicherungen. Als Transportsicherungen werden Klebestreifen oder Stopper aus Kunststoff verwendet, damit es beim Transport nicht zu Beschädigungen der Druckmechanik kommt. Sämtliche Transportvorrichtungen müssen entfernt werden, noch bevor der Drucker an das Stromnetz angeschlossen und eingeschaltet wird. Werden dies Sicherungen nicht entfernt, kann es bei der Inbetriebnahme zu Beschädigungen am Drucker kommen. In der Regel gibt es ein Beiblatt, auf dem sämtliche Schutzvorrichtungen für den Transport vermerkt sind und auch in welcher Reihenfolge bzw. wie sie zu entfernen sind. An diese Reihenfolge sollten Sie sich in jedem Fall halten.

Installation des Druckertreibers

Nachdem der Drucker entpackt und sämtliche Transportvorrichtungen entfernt wurden, können Sie das Gerät laut Anweisung zusammen bauen und den Toner einsetzen. Anschließend können Sie mit der Softwareinstallation des Druckers starten. Dazu ist in der Regel dem Drucker eine CD mit der Installationssoftware beigelegt worden. Sollte die CD fehlen, dann können Sie sich die Software, die üblicherweise auch auf der Seite des Herstellers zum Download zur Verfügung steht, herunterladen. Nun starten Sie das Programm und folgen den Anweisungen des Installationsprogramms.

Dieses leitet Sie Schritt für Schritt durch die Installation, die aber je nach Gerät und integrierten Funktionen variieren kann. Dazu gehört auch die Möglichkeit aus unterschiedlichen Verbindungen zu wählen. Büro-Drucker werden üblicherweise in das Netzwerk integriert, wobei es hier ebenfalls die Option gibt, das Gerät über das Netzwerkkabel, oder, falls diese Funktion integriert ist, ihn auch über WLAN anzusprechen. Ansonsten gibt es kaum weitere Auswahlmöglichkeiten bei der Installation und Sie müssen lediglich den Anweisungen folgen.

Testdruck und Druckkopfausrichtung

Nachdem Sie die Installation abgeschlossen haben, werden Sie meist automatisch dazu aufgefordert eine Testseite zu drucken, ist das nicht der Fall, können Sie dies manuell über die Druckersoftware erledigen. Mit der Testseite können Sie überprüfen, ob der Drucker richtig druckt und ob der Druckkopf ausgerichtet werden muss. Nach dem Ausdruck der Testseite werden Sie meist gefragt, ob das Druckergebnis zufriedenstellend ist oder ob eine Reinigung bzw. eine Ausrichtung vorgenommen werden muss. Eine Reinigung ist bei der ersten Inbetriebnahme normalerweise nicht erforderlich, eine Ausrichtung des Druckkopfes ist ebenfalls nur dann notwendig, wenn das Linienbild nicht gleichmäßig ist und Zeilen verschoben sind.

Sofort nach der Installation auf Updates prüfen

Selbst die Software aktueller Drucker kann bei deren Auslieferung bereits veraltet sein. Dieser Umstand begründet sich darin, dass es schon in den ersten Wochen in der praktischen Anwendung Fehler in der Software geben kann, die in den Tests der Hersteller noch nicht aufgefallen sind und dann zu einem späteren Zeitpunkt mit einem Softwareupdate behoben werden. Ob Ihr installierter Druckertreiber aktuell ist, können Sie auf der Homepage Ihres Herstellers in Erfahrung bringen. Dort müssen Sie lediglich die Daten Ihres Laserdruckers eingeben und erhalten dann eine Auflistung der aktuellen Software.

Sollte Ihre nicht mehr aktuell sein, können Sie sich kostenlos die neueste Version herunterladen. Ein Blick auf die Seite Ihres Herstellers lohnt sich oft auch deswegen, weil gelegentlich zusätzliche Tools entwickelt und kostenlos angeboten werden, die die Arbeit mit dem Drucker erleichtern. Dies können beispielsweise Sprachpakete sein oder Tools zur einfacheren bzw. schnelleren Bedienung Ihres
Laserdruckers. Das Angebot an Software variiert allerdings stark von Hersteller zu Hersteller.

Neuen Drucker als Standardgerät definieren

Für Unternehmen, in denen häufiger Drucker gewechselt werden als bei privaten Anwendern, ist es wichtig, dass sie den neuen Laserdrucker als Standardgerät definieren und alte Drucker, die nicht mehr verwendet werden zu entfernen. Selbst bei der Verwendung mehrerer Drucker sollten Sie den Drucker als Standardgerät definieren, den Sie am häufigsten nutzen. Das erleichtert Ihnen die Arbeit und Sie vermeiden Ausdrucke mit einem falschen Gerät. Die Festlegung eines Laserdruckers als Standarddrucker erfolgt meist über das Kontextmenü des Druckersymbols in der Systemsteuerung des PCs. Werden Drucker zentral verwaltet, dann muss der Administrator diese Aufgabe vornehmen.

Mitarbeiter einschulen

Nachdem Sie die Einrichtung des Druckers abgeschlossen haben, sollten Sie nicht vergessen, die Mitarbeiter in die Bedienung des neuen Gerätes einzuweisen. Dies ist erst recht notwendig, wenn es sich um ein kleineres Unternehmen handelt, bei dem es keinen Mitarbeiter gibt, der ausschließlich mit dieser Aufgabe betraut wurde. Dadurch ist jeder, der den Drucker nutzt etwa für die Wartung oder das Wechseln des Toners, wenn dieser aufgebraucht ist, verantwortlich. Damit es nicht zu Fehlern in der Nutzung kommt, sollte der letzte Schritt der Installation eines Laserdruckers im Büro sein, dass die Mitarbeiter eine umfangreiche Einweisung in die Verwendung des Gerätes bekommen.