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Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei einem virtuellen Datenraum (VDR) um eine Online-Datenbank, die es Unternehmen ermöglicht, vertrauliche Informationen, die häufig bei Finanztransaktionen verwendet werden, sicher zu speichern und aktiv weiterzugeben. Ein VDR kann auch als permanentes Dokumenten-Repository verwendet werden, sodass Unternehmen wichtige Geschäftsdokumente organisieren können, damit Stakeholder einfach und sicher darauf zugreifen können.
Unternehmen nutzen aktiv datenraum anbieter-Funktionen, um wichtige und vertrauliche Geschäftsdaten, die häufig bei betrieblichen Aktivitäten verwendet werden, sicher zu speichern und weiterzugeben. Bei den in den virtuellen Datenräumen gespeicherten Informationen handelt es sich überwiegend um persönliche Dokumente, die für das Unternehmen bzw. den Inhaber der virtuellen Datenräume von großem Wert sind. Natürlich müssen viele Unternehmen neben der klassischen Buchhaltung, die in vielen Finanz-, Rechts- und Steuerangelegenheiten erforderlich ist, auch andere wichtige Dokumente und Informationen aufbewahren und auf die Vertraulichkeit achten, die sie schützen möchten.
Beispielsweise sollte geistiges Eigentum wie Geschäftsgeheimnisse oder urheberrechtlich geschützte Werke an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort aufbewahrt werden. Die wachsende Bedeutung von Daten und die daraus resultierenden Anforderungen an einen angemessenen Datenschutz haben zur Schaffung virtueller Datenräume geführt, die sich im Laufe der Jahre zu einer zentralen Geschäftslösung für Unternehmen auf der ganzen Welt entwickelt haben.
Warum ein virtuelles Rechenzentrum nutzen?
Virtuelle Datenräume ermöglichen Unternehmen:
- Einfach zu verwalten;
- Speichern;
- Vertrauliche Dokumente aktiv austauschen.
Virtuelle Datenräume sind heute zu deutlich geringeren Kosten verfügbar als die früher üblichen physischen Datenräume. Virtuelle data room software machen Fusionen und Übernahmen fast überall effizienter und effektiver.
Virtuelle Datenraumsoftware ist im Finanzwesen mittlerweile allgegenwärtig und ersetzt den einst allgegenwärtigen physischen Datenraum. Der Nachteil physischer Datenräume besteht darin, dass sie für die beteiligten Personen komplex und zeitaufwändig sind. Fortschritte in der Internetsicherheit (wichtig für virtuelle Datenräume) machen physische Datenräume obsolet und ersetzen sie durch virtuelle Geschäftsdatenräume, sodass Unternehmen Informationen überall und mit der gebotenen Sorgfalt sicher austauschen können.
Nutzung der VDR-Funktionalität
Virtuelle Datenräume werden häufig genutzt, um Finanztransaktionen wie Fusionen und Übernahmen, Fundraising und Börsengänge zu erleichtern. Es gibt jedoch noch viele andere entscheidende Faktoren, warum viele Unternehmen data room due diligence zur Verwaltung sensibler Dokumente nutzen. Nachfolgend sind die beliebtesten Anwendungen der verfügbaren VDR-Funktionalität in einer Geschäftsumgebung aufgeführt.
Due Diligence
M&A-Due-Diligence-Prüfungen sind im VDR üblich. Fusionen oder Übernahmen mit anderen Unternehmen erfordern viel Recherche, einschließlich der Einreichung und Prüfung verschiedener Dokumente. Für Unternehmen, die nur Kaufangebote annehmen, kann die Offenlegung vertraulicher Informationen auf Anfrage einschüchternd sein. Daher können auch Unternehmen, die häufig an Fusionen und Übernahmen beteiligt sind, spezielle VDRs nutzen, um aktiv an Verhandlungen teilzunehmen und wertvolle vertrauliche Daten sicher zu verwalten. Darüber hinaus können Sie bei Nichteinhaltung der Vereinbarung problemlos den Zugriff auf Ihren Datenbereich widerrufen.
Fundraising und Lösungen des funktionalen VDR
Sowohl für Startups als auch für Großkonzerne ist die Teilnahme an verschiedenen Fundraising-Events einer der Schlüssel zur aktiven Geschäftsentwicklung. Und wie viele Unternehmer wissen, ist es nie einfach, Investoren für die Finanzierung Ihres Unternehmens zu gewinnen. Bei der Erhebung sind häufig große Mengen an Daten und Dokumenten ausgetauscht, insbesondere wenn eine sorgfältige Prüfung erforderlich ist. Während dieser Phasen der Mittelbeschaffung ermöglicht datenraum anbieter den sicheren Austausch notwendiger vertraulicher Informationen. Das Management auf beiden Seiten ist sich bewusst, dass VDR eine bessere Kontrolle und Aufsicht bietet.
Börsengang und VDR-Funktionen
Ein Börsengang kann eine besonders heikle Angelegenheit sein. Denn die Entscheidung für den Börsengang bedeutet oft, dass ein Unternehmen zusätzlichen Regeln und Vorschriften auf lokaler, Landes- und Bundesebene unterliegt. Dieser Übergang erfordert mehr Transparenz sowohl für die Gesellschaft als auch für zukünftige Interessengruppen.
Strategische Zusammenarbeit in einer sicheren VDR-Umgebung
Auch wenn ein Unternehmen nicht offiziell mit einem anderen Unternehmen fusioniert oder dieses kauft, lohnt es sich oft, mit einem anderen Unternehmen zusammenzuarbeiten, um ein Produkt oder eine Dienstleistung anzubieten oder ein völlig neues Unternehmen zu gründen. Wie bei den meisten Partnerschaften beinhalten solche Schlüsselgeschäfte die aktive Weitergabe großer Mengen sensibler Daten. Der Einsatz von data room-Lösungen und -Funktionen kann von unschätzbarem Wert sein.
Dies gibt den Betriebsleitern der Partner die Gewissheit, dass alle ihre wertvollen Daten absolut sicher sind. In vielen Fällen benötigen Dritte detaillierte Informationen über die Daten eines Unternehmens, auch wenn diese nicht widersprüchlich oder wettbewerbsintensiv sind. Wenn beispielsweise Anwälte, Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer Unternehmensunterlagen oder andere Dokumente prüfen müssen, muss das Management einen Weg finden, die erforderlichen Informationen unverbindlich bereitzustellen. Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, wie sicherer datenraum verwendet werden kann, um die Dokumentfreigabeanforderungen fast aller Unternehmensorganisationen zu vereinfachen.
Für Unternehmen dieser Kategorie ist die Einrichtung eines dataroom, in dem alle Dokumente im Zusammenhang mit geistigem Eigentum gespeichert werden, eine sehr kluge Entscheidung, insbesondere wenn die höchsten aktuellen Sicherheitsstandards angewendet werden. Führungskräfte und ihre Anwälte sind froh, dass das wertvolle geistige Eigentum ihres Unternehmens weiterhin einen Wert hat.
Wenn wichtige Mitarbeiter über das ganze Land oder sogar die ganze Welt verteilt sind, ist es wichtig, über ein zuverlässiges Online-System zu verfügen, das einen sofortigen und sicheren Informationsaustausch ermöglicht. Eine der besten Möglichkeiten, Dokumente schnell und sicher auszutauschen, besteht darin, sie im secure data room zu speichern und anderen, beispielsweise entfernten Vorstandsmitgliedern, selektiven Zugriff zu gewähren.
