Rechnungssoftware Test 2023 • Die 4 besten Rechnungssoftwares im Vergleich

Was ist eine Rechnungssoftware und wie funktioniert sie?

Eine Rechnungssoftware ist ein Tool, das Vorlagen für die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen beinhaltet. Es soll in erster Linie die Büroarbeit erleichtern. Die einzelnen Tools werden online angeboten und auch online bedient. Das heißt, die Rechnungssoftware kommt aus der Cloud.

Manche dieser Softwarelösungen sind kostenfrei. Viele dieser Programme können im Vergleich in einer Freeversion genutzt werden. Will man die Premiumversion bedienen, muss man aber dafür bezahlen.

Die wichtigste Funktion einer derartigen Software ist das Schreiben von Rechnungen. Dazu beinhaltet die Software entsprechende Dokumentenvorlagen. Diese sind rechtskonform gestaltet, sodass sie alle wichtigen Bestandteile enthalten, die eine Rechnung aufweisen muss. Dadurch müssen in dieser Vorlage nur noch die entsprechenden Daten eingetragen werden.

Moderne Rechnungssoftware verfügt zudem über eine eigene Funktion für das Online-Banking. Damit können sofort alle Zahlungseingänge überwacht werden. Auch die Rechnungsverwaltung kann mit der Software gestaltet werden. Das System zeigt im Vergleich automatisch alle Rechnungen im Überblick und markiert jene, die noch nicht beglichen wurden. Durch diese Grundfunktionen wird die Arbeit im Büro und in der Verwaltung im Vergleich zu früher wesentlich einfacher gestaltet. Auch das Mahnwesen kann durch die Rechnungssoftware im Vergleich leicht und einfach organisiert werden.

Welche Arten von Rechnungssoftware gibt es?

Rechnungssoftware ist meist auf die jeweiligen Anwender zugeschnitten. Es gibt im Vergleich Rechnungssoftware für Handwerker, für Kleinunternehmer, für Dienstleister oder für Kleingewerbetreibende. Die meisten Rechnungsprogramme sind aber für so gut wie alle Branchen geeignet.

Ein Rechnungsprogramm ist meist so aufgebaut, dass es automatisch Angebote in Rechnungen umwandeln kann. Damit kann man Abschlagsrechnungen rasch und einfach erstellen. Kleinunternehmer haben im Vergleich zu anderen Unternehmen besondere Vorgaben. Dies betrifft in erster Linie die Umsatzsteuer. Diese Programme weisen die Rechnungen auch ohne Umsatzsteuerangabe aus. Dienstleistungsunternehmen müssen im Vergleich oft rasch Rechnungen schreiben, versenden und entsprechend verwalten.

Daneben gibt es auch noch spezielle Rechnungssoftware für Freiberufler. Auch diese müssen bei der Rechnungslegung auf bestimmte Details achten.

Für Gründer stellt sich bei der Auswahl einer geeigneten Rechnungssoftware die Frage, wie sie das Entwicklungs- und Wachstumspotenzial ihres Unternehmens einschätzen. Möchten Freiberufler langfristig den Schritt zum Kleinunternehmer mit Mitarbeiterverantwortung wagen, ist es sinnvoll, von Anfang an auf eine Softwarelösung für die Rechnungslegung zu setzen, die erweiterbar ist und sich den verändernden Gegebenheiten anpasst. Zunehmend beliebt sind variable Rechnungsprogramme wie FastBill, die darauf ausgelegt sind, sowohl für Freiberufler und Kleinunternehmer als auch für kleine und mittelständische Unternehmen, GoBD-konforme Rechnungen zu erstellen. Besonders groß ist der Mehrwert für Nutzer, wenn zusätzliche Funktionen wie Zahlungserinnerungen und Mahnwesen, Belegerfassung und -kategorisierung, die Kommunikation und Kooperation mit dem Steuerberater und ein umfangreiches Finanzreporting unterstützt werden.

Alle diese Programme haben natürlich sowohl ihre Vor- als auch ihre Nachteile. Ein Vorteil ist die Anpassung der Rechnung durch die Software an entsprechende Gesetze. Außerdem ist die Rechnung auch vom Design her professionell gestaltet. Durch die automatische Rechnungslegung treten keine Fehler auf. Nicht zuletzt, spart die Software den Mitarbeitern viel Zeit.

Nachteilig wirkt sich jedoch die Gebundenheit an eine bestimmte Software aus. Erweist sich die Wahl der Software als unzureichend, gibt es kaum Möglichkeiten das zu korrigieren. Durch die Nutzung der Software innerhalb einer Cloud, ist die Datensicherheit nicht immer hundertprozentig gewährleistet. Zudem ist die Zugriffsgeschwindigkeit auf die Software von einer schnellen Internetverbindung abhängig.

Welche Leistungen kann eine Rechnungssoftware beinhalten und welche sind wichtig?

Zu den wichtigsten Funktionen einer guten Rechnungssoftware zählen in erster Linie rechtskonforme Vorlagen für Rechnungen und Angebote. Diese sollten den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen genügen. Die Software sollte eine individuelle Gestaltung der Rechnung ermöglichen. Dazu gehört ein individuelles Design sowie die Möglichkeit ein Firmenlogo einzufügen.

Eine gute Software bietet zudem die Möglichkeit, Daten von Kunden und Lieferanten zentral zu verwalten. Außerdem muss die Rechnungssoftware auch alle Zahlungsbewegungen zielführend erfassen können. Vorteilhaft ist es, wenn die Software auch ein automatisiertes Mahnwesen ermöglicht.

So werden Anbieter von Rechnungssoftware verglichen

In einem Test für eine Rechnungssoftware werden unterschiedliche Kriterien in Betracht gezogen. In erster Linie muss das jeweilige Programm natürlich die wichtigsten Grundfunktionen im Vergleich erfüllen. Dazu zählen eine Kundenverwaltung, die Möglichkeit auch Angebote zu erstellen und eine Funktion, die Angebote automatisch in Rechnungen verwandelt.

Zudem ist es wichtig, dass die Rechnungssoftware auch Abschlagsrechnungen oder Stornos erstellen kann. Je größer der Funktionsumfang im Test ist, desto mehr Nutzen bringt die Rechnungssoftware für die Arbeit im Büro.

Daneben spielt auch die Benutzerfreundlichkeit eine große Rolle. Die Software sollte übersichtlich gestaltet sein und sich relativ einfach bedienen lassen. Bei der Nutzerfreundlichkeit wird im Test auch betrachtet, ob es eine App für die Software gibt, wie viele Sprachen vom System unterstützt werden und ob das Layout für die Rechnungen frei gestaltet werden kann. Gerade wenn die Software relativ viele und umfangreiche Funktionen im Test bietet, sollen diese transparent dargestellt sein und ebenfalls leicht zu bedienen.

In einem Vergleich legt man deshalb Wert auf das Vorhandensein entsprechender Schnittstellen. Ausgabenbelege sollten dabei automatisch erfasst werden, um in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) übertragen zu werden. Ferner sollte es die Möglichkeit geben, Daten sowohl zu importieren als auch zu exportieren. Für Online-Shops ist es auch wichtig, dass die Daten für den E-Commerce zur Verfügung stehen.

Nicht zuletzt spielen im Test auch der Kundenservice und der Preis für ein Tool eine wichtige Rolle. Im Test wird das Preis-Leistungs-Verhältnis in den Mittelpunkt der Betrachtungen gestellt. Beim Service achtet man im Test oder Vergleich besonders auf die Erklärung der Software durch den Anbieter. In erster Linie sind hier Handbücher oder Videos von Bedeutung. Daneben können auch FAQ unter die Lupe genommen werden oder die Existenz einer Service-Hotline.

Weitere Kriterien für einen Test sind auch die Anzahl der Buchungen, die mit dem System durchgeführt werden können. Manche Tools beschränken diese Anzahl im Vergleich auf eine bestimmte Menge. Die meisten Tools bieten jedoch eine unlimitierte Buchung. Ein anderer Aspekt im Test ist die Sicherheit. Bei einer Rechnungssoftware werden viele sensible Daten über das Internet in die Cloud übertragen. Das birgt immer ein gewisses Sicherheitsrisiko in sich. Die Sicherheit wird gewährleistet, wenn die Daten durch eine entsprechende Verschlüsselung übertragen werden können. Außerdem sollte sich der Cloud-Anbieter vorwiegend in einem sicheren Land wie Deutschland oder innerhalb der EU befinden.

Alle diese Kriterien werden in einem seriösen Test berücksichtigt. Dadurch kann ein objektiver Vergleich der einzelnen Angebote durchgeführt werden.

Worauf muss ich bei der Nutzung eines Tools achten?

Bevor Sie sich für ein bestimmtes Tool entscheiden, sollten Sie sich über die Funktionen der Rechnungssoftware eingehend informieren. Je nach Unternehmen sind die notwendigen Funktionen sehr unterschiedlich. Auf jeden Fall sollte das Tool aber die notwendigen Grundfunktionen beinhalten. Es gibt viele kostenlose Tools, die oft unzureichend gestaltet sind. Kostenpflichtige Tools können einem Test unterzogen werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die rechtskonforme Gestaltung der Rechnungen. Eine Rechnung muss bestimmte Punkte beinhalten, damit sie auch rechtsgültig ist. Die Rechnungssoftware muss diesen Faktor auf jeden Fall berücksichtigen.

Bei Lösungen aus der Cloud spielt natürlich auch der Preis eine entscheidende Rolle. Hier werden verschiedene Abos angeboten. Diese sollte man vorab genau unter die Lupe nehmen. Außerdem sollte die Möglichkeit bestehen, das Tool bei Bedarf durch ein Upgrade zu erweitern. Die Kosten dafür sollten moderat gestaltet sein. Wenn Sie ein Rechnungsprogramm kaufen wollen, gelten die oben genannten Regeln ebenfalls. Hier bietet der Handel verschiedene Rechnungssoftware an. Diese sollte jedoch ebenfalls automatisierte Buchungen und Belege ermöglichen.

Belege können dabei mit dem Handy oder einem Scanner in das Programm importiert werden. Das schafft eine zusätzliche Transparenz und ist für das unternehmerische Berichtswesen von entscheidendem Vorteil.

Die 7 führenden Anbieter von Rechnungssoftware

Im Internet findet man eine Reihe verschiedener Anbieter dieser Softwarelösungen. Alle diese Programme werden online angeboten. Hier finden Sie die wichtigsten 7 Anbieter von Rechnungssoftware.

Online oder offline? Wo soll ich meine Rechnungssoftware beziehen?

Natürlich gibt es auch Rechnungssoftware, die Sie im Handel käuflich erwerben können. Diese eignet sich jedoch vorwiegend für die Verwendung auf dem Desktop. Außerdem ist diese Software weniger flexibel als jene, die online angeboten wird. Sie bietet zwar einen relativ großen und breiten Funktionsumfang, diesen werden Sie aber nicht voll ausnützen müssen. Außerdem kann diese Software nur für einen Arbeitsplatz verwendet werden. Bei der Versorgung mehrerer Arbeitsplätze verursacht dies zusätzliche Kosten.

Auch ein Update ist bei stationären Programmen weniger zuverlässig als bei einer Online-Lösung. Verzichten Sie auf Updates, wird das Programm sehr rasch veralten und nicht mehr den notwendigen Anforderungen genügen.

Zahlen, Daten und Fakten

Hier finden Sie einige Fakten über die Entwicklung der Rechnungssoftware, sowie interessante Informationen rund um dieses Thema.

Die Entwicklung der Rechnungssoftware

Mit der Entwicklung der Schrift haben sich auch die ersten schriftlichen Aufzeichnungen über Verkäufe von Waren entwickelt. Als erstes Recheninstrument benutzten die alten Römer den Abakus. Dieser bestand aus verschiedenen Stäben, denen jeweils ein Zahlenwert zugeordnet war. Bereits im Mittelalter schrieben Kaufleute ihre Ein- und Verkäufe in Büchern nieder. Daraus entwickelte sich in der Folge die doppelte Buchführung, die noch heute angewandt wird.

Nach der Industrialisierung wurden diese Aufzeichnungen immer umfangreicher und man erfand die Loseblatt-Buchführung. Durch den Austausch von Blättern konnten Rechnungen rascher erstellt werden. In den 1940er Jahren wurden die ersten elektronischen Rechner erzeugt.

Zahlen, Daten und Fakten

Seit 2017 ist es in Deutschland nicht mehr ratsam, Rechnungen mithilfe von Programmen wie Word oder Excel zu erstellen. Alle Rechnungen müssen heute den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und dem Datenzugriff entsprechen. Dies ist in der GoBD-Ordnung festgelegt.

Jungunternehmer setzten heute bereits auf die volle Digitalisierung sämtlicher Verwaltungsarbeiten. Sie verwenden nicht nur eine Rechnungssoftware, sondern auch eine Software für die Analyse und Verwaltung von Kundendaten (CRM) oder Apps für das Projektmanagement.

Seit dem 18. April 2020 muss jede Gemeinde in Deutschland auch E-Rechnungen akzeptieren. Diese können jedoch von der Gemeinde ausgedruckt werden. Die Versendung von Rechnungen in Papierform ist daher nicht mehr notwendig.

Eine Rechnung in 3 Schritten richtig erstellen

Eine Rechnung können Sie bei den meisten Rechnungsprogrammen ganz einfach in 3 Schritten schreiben:

1. Sie wählen einen Empfänger aus.
2. Danach fügen Sie einfach die entsprechenden Produkte, Dienstleistungen oder Artikel hinzu.
3. Zum Schluss müssen Sie die Rechnung nur noch per E-Mail an den Empfänger senden.

Nützliche Informationen

Eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung weist ganz bestimmte Punkte auf. Dazu gehören:

• Name und Adresse des Unternehmens
• Die Steuernummer
• Name und Adresse des jeweiligen Kunden
• Das Datum
• Die Rechnungsnummer
• Der Lieferzeitpunkt oder der Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Art und Umfang der Lieferung
• Das Leistungsentgelt netto
• Die darauf aufgeschlagene Umsatzsteuer
• Der Betrag der Umsatzsteuer

Rechnungssoftware im Test: Die Ergebnisse

Es gibt eine Reihe von Tests, die sich mit Rechnungsprogrammen und deren Qualität auseinandersetzen. In den meisten dieser Tests steht die Nutzerfreundlichkeit der Rechnungssoftware an oberster Stelle.

Bewertet werden im Test die Transparenz des Programms und die Art der Bedienung. Komplizierte Programme bieten dem Nutzer keinen Vorteil, da diese eine langwierige Einschulung erfordern. Zum Glück sind die meisten online angebotenen Rechnungspgrogramme sehr userfreundlich gestaltet.

Weitere Punkte im Test sind der Funktionsumfang sowie die Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen. Die Rechnungssoftware muss sich in erster Linie auch für den Steuerberater eignen. Viele Anbieter von Rechnungssoftware stellen diese für einen Zeitraum von 30 Tagen kostenlos zur Verfügung. Dabei können Sie sich ein Bild machen, ob die Software Ihren individuellen Ansprüchen genügt. Entscheidend für die Nutzung der Software ist, wie viele Mitarbeiter eines Unternehmens darauf Zugriff haben. Manche Programme sind nur auf einen Nutzer ausgerichtet, andere ermöglichen es zumindest zwei Arbeitsplätze damit auszustatten.

Externe Tests für Rechnungsprogramme gibt es. Einen Rechnungsprogramm Test der Stiftung Warentest jedoch derzeit nicht. Die meisten Tests, die durchgeführt wurden, stammen von verschiedenen Online-Portalen wie Chip oder dem Jungunternehmerportal Für Gründer. Bei diesen Tests werden kostenlose Probeabos bei den einzelnen Anbietern abgeschlossen und die Programme getestet.

Sie zeichnen sich durch einen relativ breiten Funktionsumfang, eine hohe Benutzerfreundlichkeite und einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis aus.

Das Rechnungsprogramm von Zervant erweist sich im Test vielfach als eines der besten kostenlosen Programme, die man auch als Vollversion gratis nutzen kann. Bei den Rechnungsprogrammen wurde auch untersucht, welche Funktionen für bestimmte Branchen von vorrangiger Bedeutung sind. Betreiber von Online-Shops brauchen eine Rechnungssoftware, die über Schnittstellen zu Shop-Systemen und zu Warenwirtschaftssystemen haben. Freiberufler benötigen hingegen eine Software, die eine Projektverwaltung mit Zeiterfassung beinhaltet. Dadurch können geleistete Arbeitsstunden rascher und einfacher abgerechnet werden.

Für Handwerksbetriebe eignet sich eine Rechnungssoftware, die einen Zugriff auf Materialdatenbanken ermöglicht sowie zu Warenwirtschaftssystemen. Eine Zeiterfassung ist bei Handwerkern ebenfalls wichtig. Auch auf diese Umstände wird in einem Test geachtet.

FAQs

Hier finden Sie die häufigsten Fragen, die in Zusammenhang mit einer Rechnungssoftware gestellt werden.

Welche Vorteile bietet eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware automatisiert in erster Linie die Arbeitsprozesse in der Verwaltung. Online-Lösungen bieten darüber hinaus den Vorteil, dass die Software stets auf dem neuesten gesetzlichen Stand ist. Außerdem können durch die Rechnungssoftware Rechnungen digital archiviert und abrufbar gemacht werden. Zudem stehen meist auch mobile Apps zur Verfügung.

Wie viel kostet eine Rechnungssoftware?

Die Kosten für die Nutzung eines Rechnungsprogramms sind überschaubar und bewegen sich meist zwischen 8 und 30 € pro Monat.

Wann ist eine Online Rechnungssoftware sinnvoll?

Welche Funktionen sind besonders wichtig?

Zu den Grundfunktionen einer Rechnungssoftware zählen hauptsächlich das Schreiben von Rechnungen, deren Versand, der Abgleich der Zahlungseingänge sowie das Mahnwesen.

Was ist die beste Software?

Die beste Rechnungssoftware ist jene, welche Ihren Ansprüchen am nächsten kommt.

Welche Betriebssysteme sind mit der Software kompatibel?

Die meisten Rechnungsprogramme sind sogenannte SaaS-Lösungen und arbeiten auf allen gängigen Betriebssystemen.

Welche Rechnungssoftware kann mobil genutzt werden?

Alle Rechnungsprogramme, die online genutzt werden, können auch auf mobilen Endgeräten verwendet werden.

Welche Alternativen zur Rechnungssoftware gibt es?

Alternativ zu den online angebotenen Lösungen aus der Cloud gibt es Rechnungsprogramme natürlich auch in Form von stationären Lösungen. Diese sind als CD-Rom erhältlich. Der Nachteil dieser Programme besteht aber darin, dass sie sehr schnell veraltern. Außerdem können diese Programme nur auf einem einzigen PC genutzt werden. Online-Programme sind über das Internet jederzeit und überall erreichbar.

Wer nicht gewerbsmäßig Rechnungen schreibt, kann diese auch über Word oder Excel-Dateien schreiben. Hier müssen Sie jedoch darauf achten, dass Sie alle gesetzlichen Rechnungsbestandteile in die Rechnung integrieren. Ansonsten kann es sein, dass die Rechnung keine Rechtsgültigkeit hat. Das kann mitunter zu Problemen beim Finanzamt führen.

Auf jeden Fall hat die Rechnungslegung online heute eine größere Bedeutung als irgendwelche Alternativlösungen. Außerdem sind Rechnungsprogramme aus der Cloud heute sehr sicher und die monatlichen Kosten sind für jedes Unternehmen und jeden Selbstständigen durchaus erschwinglich.

Links

• https://www.billtano.de/blog/
• https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer_national/rechnungsstellung_pflichtangaben/#:~:text=Steuernummer%20oder%20Umsatzsteueridentifikationsnummer,den%20Umfang%20der%20sonstigen%20Leistung
• https://digitaler-mittelstand.de/business/ratgeber/pflichtangaben-auf-der-rechnung-was-muss-drauf-42956
• https://debitoor.de/blog/rechnungsstellung-international-so-schreibst-du-rechnungen-ins-eu-ausland-und-drittlaender
• https://www.hk24.de/produktmarken/beratung-service/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-mehrwertsteuer/umsatzsteuer-mehrwertsteuer-international/warenhandel/umsatzsteueridentnummer-1167656

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