Dokumentenscanner Test - für den alltäglichen Bürowahnsinn - Vergleich der besten Dokumentenscanner 2023

Seit beinahe zweitausend Jahren gehört Papier zu den wichtigsten Speichermedien für Informationen aller Art. Das Wissen der Menschheit ist in unzähligen Büchern und Dokumenten gespeichert. Wenn sie unter optimalen Bedingungen gelagert werden, können solche Dokumente ohne weiteres Jahrhunderte überdauern. Der Nachteil dieser Texte besteht darin, dass sie immer nur wenigen gleichzeitig zur Verfügung gestellt werden können, da das Anfertigen einer ausreichenden Anzahl von Kopien zeitaufwendig und teuer ist.

Die Entwicklung des Computers änderte all das. Auf seiner Festplatte können große Mengen an Informationen gespeichert werden. Ein normales Buch (ausschließlich Text) benötigt nur um die 4 MB Speicherkapazität. Das bedeutet, auf einer Festplatte mit einer Kapazität von 400 GB (400.000 MB) können theoretisch etwa 100.000 Bücher gespeichert werden. In der Praxis ist das aber gar nicht so einfach, denn Computer können nicht lesen. Das bedeutet natürlich nicht, dass sie Analphabeten sind, sondern dass es eine Einrichtung geben muss, die Text, Zeichnungen und Fotos so umwandelt, das sie vom Computer erkannt, bearbeitet und gespeichert werden können. Diese Einrichtung bzw. Gerät ist ein Scanner.

Fast jeder hat heute ein Multifunktionsgerät zu Hause oder im Büro, mit dem man nicht nur Drucken, sondern auch Kopieren, Faxen und Scannen kann. Während die Leistung dieser Geräte für den durchschnittlichen Nutzer durchaus ausreichend ist, werden an Dokumentenscanner besondere Anforderungen gestellt.

Die Auswahl an Geräten ist groß und nicht jeder Dokumentenscanner ist für jedes Einsatzgebiet geeignet. In der nachfolgenden Bestenliste zeigen wir interessierten Nutzer die 10 wichtigsten Geräte auf dem Markt, listen kurz und prägnant ihre Eigenschaften und geben so eine wertvolle Orientierungshilfe bei der Auswahl des passenden Geräts. Die Bestenliste erleichtert die Entscheidung ungemein, weil sie es gestattet, die Geräte auf einen Blick miteinander zu vergleichen, anstatt sich mühsam durch eine lange Liste technischer Einzelheiten arbeiten zu müssen.

Was ist ein Dokumentenscanner?

Im Prinzip ist ein Dokumentenscanner nichts weiter als ein gewöhnlicher Scanner. Er verrichtet dieselbe Aufgabe wie ein Multifunktionsgerät und liest mit Hilfe der Scanfunktion Bilder und Text ein. Das bedeutet, er wandelt die auf dem Papier bzw. der Vorlage enthaltenen Informationen um, so dass sie vom Computer erkannt, bearbeitet und gespeichert werden können. Dieser Vorgang wird auch als Digitalisierung bezeichnet.

Der Hauptunterschied zu einem Multifunktionsdrucker besteht darin, dass ein Dokumentenscanner ein Gerät ist, dass auf diese eine Funktion, das Scannen, spezialisiert ist. Er kann nicht als Drucker oder Kopierer benutzt werden. Multifunktionsgeräte, die auch als Scanner benutzt werden können, gehören fast immer zum Typ der Flachbettscanner, bei denen jedes Dokument einzeln auf eine Glasplatte gelegt und abgetastet werden muss.

Je nach Modell können das zwischen 50 bis 1.000 Seiten Papier sein. Zusätzlich können die meisten Modelle derDokumentenscanner gleichzeitig die Vorder- und Rückseite einer Vorlage abtasten. Dieses Verfahren wird in der Fachsprache als Duplexscan bezeichnet. Deswegen werden diese Geräte dort eingesetzt, wo große Mengen an Papier möglichst schnell in den Computer eingelesen und gespeichert werden müssen. Häufige Einsatzgebiete sind zum Beispiel Banken und Versicherungsgesellschaften aber auch Kliniken, Forschungsinstitute, Universitäten, Archive und Bibliotheken. Welches Gerät sich am besten eignet, zeigen wir im Dokumentenscanner Test 2023.

Wie funktioniert ein Dokumentenscanner?

Der Begriff Scanner kommt aus der englischen Sprache und leitet sich aus dem Verb scannen ab, das abtasten bedeutet. Ein Scanner ist ein Gerät zur Datenerfassung, dass mit vielen einzelnen Messungen ein möglichst originalgetreues Abbild der Vorlage erzeugt und diese analogen Messwerte mit Hilfe von sogenannten A/D Umsetzern in digitale Signale umwandelt, die von einem Computer gelesen, bearbeitet und gespeichert werden können.

Was passiert beim Scannen?

Das Grundprinzip ist eigentlich gar nicht so kompliziert. Die Volage, die gescannt werden soll, zum Beispiel ein Bild, eine Zeichnung oder eine Seite mit Text, wird von einer Lichtquelle angestrahlt. Ein Teil des Lichtes wird dabei absorbiert und ein anderer Teil reflektiert. Je heller die angestrahlte Fläche ist, um so mehr Licht reflektiert sie. Schwarze Flächen, wie beispielsweise Stellen mit Buchstaben, absorbieren dagegen den größten Teil der Strahlen.

Das reflektierte Licht wird durch eine Stablinse gebündelt und auf eine zeilenförmige Anordnung von CCD Sensoren gerichtet. Diese Bauteile bestehen aus Halbleiter-Werkstoffen und sind lichtempfindlich. Je stärker das Licht ist, das auf die CCD (charge coupled device) Sensoren fällt, um so stärker wird der Strom, der durch sie fließt. Diese Messwerte werden durch A/D Umsetzer in digitale Signale umgewandelt, die vom Computer erkannt werden können.

Einen kleinen Haken hat die Sache aber noch: CCD Sensoren können nur Helligkeitsunterschiede erkennen, aber keine Farben. Mit CCD Sensoren allein könnten höchstens schwarz/weiß Scans angefertigt werden.

Wie funktioniert ein Farbscan?

Dafür gibt es mehrere Methoden. Durch Farbfilter können die Grundfaben Rot, Grün und Blau getrennt abgetastet werden. Früher waren dafür 3 Durchläufe notwendig, was eine niedrige Arbeitsgeschwindigkeit zur Folge hat. Moderne Sensoren sind mit Farbfiltern ausgestattet, die gewechselt werden können. Dadurch kann der Scan in einem Durchlauf durchgeführt werden.

Eine andere Methode für einen Farbscan besteht darin, farbige Lichtquellen zu verwenden, mit deren Hilfe die Sensoren nur Licht einer bestimmten Wellenlänge messen und so die Farbe bestimmen. Als Lichtquelle werden häufig Leuchtdioden verwendet, die preisgünstig sind und sich durch eine lange Lebensdauer auszeichnen. Alternativ kann auch eine weiße Lichtquelle benutzt werden, die durch ein Prisma scheint und es in seine farbige Bestandteile zerlegt.

Software als Teil des Scanvorgangs

Die meisten Dokumentenscanner benutzen zusätzliche Software, um die Scanergebnisse zu verbessern. Vielfach wird die OCR Technik eingesetzt. Die Abkürzung heißt „optical charakter recognition“, auf Deutsch optische Zeichenerkennung. Der Computer erzeugt ein Rasterbild, mit dessen Hilfe die Messwerte des Scans ausgewertet werden. Sich wiederholende Muster werden als Buchstaben, Zahlen oder Zeichen interpretiert und vom Computer entsprechend dargestellt.

Dadurch wird das Scannen erheblich vereinfacht und beschleunigt. Allerdings liegt die Trefferquote nicht bei 100 Prozent. Bereits eine Trefferquote von 99 Prozent bedeutet, dass auf einer durchschnittlichen Seite mit Text 40 Buchstaben nicht richtig dargestellt werden.

Daneben verfügen vieleDokumentenscanner über integrierte Software, die Beschädigungen wie Knicke oder Flecke in der Vorlage erkennt und automatisch ausgleicht. Mit Bildbearbeitungssoftware lässt sich die Qualität der Scans nachträglich verbessern.

Vorteile und Anwendungsbereiche

Ein Dokumentenscanner arbeitet nach demselben Prinzip wie andere Scanner auch. Natürlich bestehen große Unterschiede zwischen diesen Spezialgeräten und Multifunktionsgeräten, bei denen das Scannen nur eine von mehreren Funktionen ist. Multifunktionsgeräte sind meist Flachbettscanner, bei denen die Vorlage auf eine Glasplatte gelegt und dann gescannt wird. Der gesamte Vorgang dauert jedoch sehr lange und ist allenfalls für einzelne Dokumente oder Schriftstücke akzeptabel.

Im Vergleich dazu sind Dokumentenscanner Hochleistungsgeräte, die selbst große Papierstapel schnell einscannen können. Hochleistungsscanner können bis zu 500 Seiten pro Minute im Format DIN A 4 mit Hilfe des Duplexscans auf beiden Seiten gleichzeitig erfasst werden. Da die Dokumentenscanner meist als Durchzugs-oder Einzugsscanner ausgelegt sind, können sie bis zu 1.000 Seiten selbständig bearbeiten.

Manche Modelle können zusätzlich auch als Flachbettscanner genutzt werden, um empfindliche Vorlagen, zum Beispiel wertvolle historische Dokumente, nicht zu beschädigen bzw. auch gebundene Vorlagen wie Bücher, Zeitschriften und Broschüren einscannen zu können.

Die Vorteile auf einen Blick

Anwendungsgebiete

Dokumentenscanner werden hauptsächlich bei der elektronischen Archivierung eingesetzt. Viele Unternehmen müssen Unterlagen aus steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Gründen für mehrere Jahre oder gar Jahrzehnte aufbewahren. Ein gewöhnliches Archiv, in dem die Originale in Papierform aufbewahrt werden würden, wäre in der Unterhaltung viel zu teuer und würde zudem eine Unmenge an Platz beanspruchen.

Da ist die elektronische Archivierung die bessere Lösung, weil die Speicherdichte auf elektronischen Medien wesentlich höher ist als auf Papier. Dazu kommt noch, dass umständliches Suchen im Archiv entfällt und die benötigten Dokumente in Bruchteilen einer Sekunde aufgerufen werden können. Sollte ein Ausdruck auf Papier, eine sogenannte hard copy, notwendig sein, kann die entsprechende Datei an einen Drucker geschickt und ausgedruckt werden.

Weitere Anwendungsgebiete sind das Einscannen von technischen Zeichnungen, deren Lagerung in Papierform sehr aufwendig ist, da sie meist großformatig sind und flach gelagert werden müssen. Nach dem Einscannen mit dem Dokumentenscanner dagegen können sie wie jede andere Datei elektronisch gespeichert werden. Auch zum elektronischen Erfassen von Behördenakten werden Dokumentenscanner benötigt, da große Mengen an Informationen verarbeitet werden müssen, zum Beispiel beim Finanzamt, bei der Rentenversicherung, beim Einwohnermeldeamt oder bei der Kraftfahrzeugstelle. Ähnliches trifft auch auf viele Organisationen, darunter beispielsweise Krankenkassen, das Deutsche Rote Kreuz, Automobilclubs und andere zu.

Welche Arten von Dokumentenscannern gibt es?

Dokumentenscanner unterteilen sich in die 3 Hauptkategorien Durchzugscanner,Einzugscanner und Flachbettscanner, die alle ihre Vor- und Nachteile haben.

Durchzugscanner

Diese Geräte sind stationäre Geräte, die für gewöhnlich an einer Wand montiert sind.Durchzugscanner sind weit verbreitet und werden zum Beispiel in vielen Firmen zum Zweck der Erfassung der Arbeitszeit eingesetzt (Stechkarten). Andere Anwendungsgebiete sind die Zugangskontrolle und das Registrieren von Besuchern. Durchzugscanner tragen ihren Namen daher, weil sich bei diesen Geräten nicht der Scankopf bewegt, sondern die Vorlage an den Sensoren vorbei geführt wird. Dabei handelt es sich um einen Schlitz, durch den die Vorlage (Karte) gezogen wird.

Vorteile

Nachteile

Einzugscanner

Diese Geräte sind die am häufigsten eingesetzten Dokumentenscanner. Sie tragen diesen Namen, weil der Scanner ein Fach hat, in dem die zu scannenden Papierblätter gestapelt sind. Aus diesem Stapel zieht der Einzugscanner selbständig eine Seite nach der anderen und scannt sie. Der Vorgang wird so lange fortgesetzt, bis der gesamte Stapel abgearbeitet ist. Kommt es zu Störungen, wie zum Beispiel einem Papierstau, unterbricht der Einzugscanner seine Arbeit so lange, bis das Problem behoben ist.

Die meisten Einzugscanner verfügen über die Funktion Duplex-Scan. Das bedeutet, dass beide Seiten eines Papierblattes gleichzeitig gescannt werden können. Für das Einscannen geschäftlicher Korrespondenz wie Rechnungen, Quittungen, Kaufbelege und ähnliche Schriftstücke werden spezielle Einzugscanner angeboten, die nur schwarz/weiß scannen können. Durch den Verzicht auf die Funktion Farbscannen erhöht sich die Arbeitsgeschwindigkeit.

Vorteile

Nachteile

Flachbettscanner

Diese Gefahr besteht bei Flachbettscannern nicht. Dabei handelt es sich umDokumentenscanner, bei denen die Vorlage auf eine Glasplatte gelegt und durch den Scankopf mit den CCD Sensoren Zeile für Zeile abgetastet wird. Diese Art Scanner ist häufig in Multifunktionsgeräten zu finden.

Vorteile

Nachteile

So haben wir die Dokumentenscanner getestet

Die genauen Ergebnisse darüber veröffentlichen wir im Dokumentenscanner Test 2023. Beim Test der Geräte spielen verschiedene Kriterien eine Rolle.

Auflösung

Diese Eigenschaft bezeichnet gewissermaßen die „Sehschärfe“ des Scanners. Die Auflösung wird für gewöhnlich in dpi (dots per inch) angegeben. Auf Deutsch bedeutet das Punkte pro Zoll und meint, wie viele Punkte der Scanner auf einem Quadratzoll unterscheiden kann. Eine hohe Auflösung wird vor allem dort gebraucht, wo Fotos oder Dias gescannt werden sollen. Bei diesen Anwendungsgebieten kann sie gar nicht hoch genug sein, um eine möglichst detailgetreue Wiedergabe der Vorlage erstellen zu können. Für das Scannen von Textdokumenten dagegen reicht eine Auflösung von 400 dpi in der Regel vollkommen aus, da diese Belege meist reine Textdokumente sind.

Optik

Damit sind die zum Scannen benötigten Linsensysteme gemeint. Eine hohe Auflösung garantiert noch lange keinen gestochen scharfen Scan, wenn die Linse nur verschleierte oder verschwommene Bilder liefert. Besonders bei Scannern, die zum Scannen von gebundenen Vorlagen benutzt werden, kommt es auf eine hohe Tiefenschärfe an, da es in einer Vielzahl von Fällen schlichtweg unmöglich ist, die Vorlage genau parallel zum Scankopf auszurichten. Buchseiten wölben sich zum Rücken hin immer etwas.

Farbtiefe

Dieser Wert sagt aus, wie viele Farben das Gerät unterscheiden kann. Eine Farbtiefe von 1 Bit bedeutet, dass der Scanner nur schwarz/weiß scannen kann. Bei einer Farbtiefe von 8 Bit können bereits 256 Graustufen unterschieden werden und eine Farbtiefe von 24 Bit bedeutet, dass das Gerät das volle Spektrum der Farben erfassen kann.

Software

Der beste Dokumentenscanner ist nur so gut wie die Software, mit der er geliefert wird. Am häufigsten wird beim Erfassen von Schriftstücken OCR benutzt. Dabei handelt es sich um eine Software, die in einer Vorlage automatisch Zeichen erkennt, sie erfasst und speichert.

Betriebssystem

Der Dokumentenscanner sollte mit dem Betriebssystem des Computers kompatibel sein. Wenn letzteres veraltet ist und beispielsweise Windows XP oder gar die noch älteren Systeme Windows 98 bzw. Windows 95 verwendet werden, kann es passieren, dass damit der Dokumentenscanner nicht funktioniert. Ähnliches trifft auf Linux zu. Viele Hersteller unterstützen dieses Open-Source Betriebssystem nicht und stellen dafür keine Treiber zur Verfügung.

Worauf muss beim Kauf eines Dokumentenscanners geachtet werden?

Um es gleich von Anfang an zu sagen: den perfekten Dokumentenscanner für alle Einsatzzwecke gibt es nicht. Wir empfehlen, sich in unserem Dokumentenscanner Test ausführlich zu informieren und aus der Liste das für Ihre Zwecke am besten geeignete Gerät auszuwählen. Für das Scannen von Schriftstücken kommen grundsätzlich 2 Typen von Geräten in Frage: Einzugscanner oder Flachbettscanner. MancheDokumentenscanner stellen auch eine Kombination aus beiden Gerätetypen dar.

Einzugscanner sind die am häufigsten benutzten Dokumentenscanner. Diese Geräte kommen für Sie in Frage, wenn es sich bei den zu scannenden Schriftstücken um lose Papierblätter handelt. Typische Beispiele aus dem geschäftlichen Alltag sind Rechnungen, Quittungen oder Formulare, die gescannt werden müssen. Bei einem Scanner, der für diese Zwecke genutzt wird, kommt es gar nicht so sehr auf eine hohe Auflösung an. Für diese Anwendungen sind 400 dpi in der Regel mehr als ausreichend.

Wichtiger ist ein gutes Texterkennungsprogramm wie beispielsweise OCR, das die gescannten Dokumente automatisch in eine PDF Datei umwandelt, die bearbeitet und/oder nach bestimmten Begriffen durchsucht werden kann. Für handgeschriebene Texte gibt es ein ähnliches Programm, das ICR heißt. Andere spezielle Texterkennungsprogramme sind auf die Auswertung von Fragebögen oder Formularen zugeschnitten. Geschäftskorrespondenz fällt meist in großen Mengen an.

Daher lohnt es sich, Dokumentenscanner auszuwählen, die eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit haben. Dazu tragen Geräte bei, die mit der Funktion Duplexscan ausgestattet sind. Derartige Scanner können beide Seiten eines Blattes gleichzeitig scannen und ersparen so einen zweiten Durchlauf der Schriftstücke.

Ganz anders sieht es dagegen aus, wenn Sie überwiegend Fotos,grafische Darstellungen oder Zeichnungen scannen wollen. Für diese Zwecke empfehlen wirDokumentenscanner mit möglichst guter Auflösung von 1.200 dpi und höher. Nach oben gibt es da keine Grenze. Je höher die Auflösung, um so feinere Nuancen kann der Scanner unterscheiden. Allerdings nützt das nichts, wenn nicht auch das System optischer Linsen von hervorragender Qualität ist.

Falls Sie dagegen gebundene Schriftstücke wie Bücher, Zeitschriften oder Broschürenbzw. Kataloge einscannen wollen, empfehlen wir einen Flachbettscanner. Diese Geräte haben einen Einzeleinzug. Das bedeutet, die zu scannenden Vorlagen müssen einzeln auf die Glasplatte gelegt werden und Seite für Seite gescannt werden. Dadurch können gebundene Dokumente digitalisiert werden, ohne dass sie zerstört (aufgeschnitten) werden müssen. Bei dem Vorlagen, die mit dem Flachbettscanner eingelesen werden, handelt es sich in der Mehrzahl der Fälle um eine Mischung aus Text und Bildern bzw. Fotos. Neben hoher Auflösung und Farbtiefe ist eine gute Optik mit großer Tiefenschärfe notwendig, da die Vorlagen meistens nicht plan auf der Glasplatte aufliegen, sondern sich zur Mitte zu, dem Rücken, wölben.

Ist die Tiefenschärfe zu gering, wird der Scan an dieser Stelle verschwommen. Ein Dokumentenscanner ist eine langfristige Investition. Deswegen empfehlen wir Ihnen, erprobte Geräte namhafter Hersteller zu wählen. Natürlich sind diese Scanner nicht billig, dafür bekommen Sie aber auch Geräte, auf die Sie sich verlassen können und die über lange Zeit zuverlässig ihren Dienst verrichten. Mit Billigprodukten haben Sie jedoch ständig Probleme und müssen sich mit schlechter Qualität herumärgern. Das beim Kauf eingesparte Geld ist schnell vergessen, der Ärger jedoch bleibt, so lange Sie das Gerät benutzen.

Welche Hersteller sind im Bereich Dokumentenscanner führend?

Avision AV176U Dokumentenscanner Test

Daten und Fakten

Versand und Verpackung

Die Lieferung erfolgte termingenau und zuverlässig. Der Dokumentenscanner war stoßfest und transportsicher verpackt, mit Folie und Karton gelagert und wies weder Kratzer, Beschädigungen noch technische Mängel auf. Das Gerät war klein und handlich, leicht aufgebaut und neuwertig. Es gab die benötigten Kabel, eine Bedienungsanleitung und eine hochwertige Software dazu.

Nähere Infos zum Hersteller

Das chinesische Unternehmen Avision konnte sich im Laufe der Zeit einen Namen im Bereich der Multifunktionsgeräte und Hochleistungsscanner machen. Der Konzern ist weltweit aktiv, wurde 1991 in Hsinchu gegründet und hat auch in Deutschland eine Filiale in Krefeld.

Maße und Gewicht

Für den Dokumentenscanner war nicht viel Platz notwendig, da es sich um ein sehr schönes, kleines und kompaktes Modell handelte. Die Maße betrugen 28,2 x 15,2 x 16,5 Zentimeter. Das Gerät konnte gut untergebracht, schnell auf- und abgebaut werden.Das Gewicht betrug 2,3 Kilogramm, wobei der Dokumentenscanner trotzdem sehr rutschfest und stabil stand. Die aufklappbaren Elemente dienten zur Stabilisation und zum Schutz gegen Staub und Verschmutzung.

Design, Farbe und Verarbeitung

Der „Avision AV176U Duplex Dokumentenscanner“ bestand aus matt glänzendem Kunststoff in schwarzer und weißer Farbe. Mehrere Funktionstasten erlaubten eine direkte Einstellungsvielfalt, was im Vergleich nicht alle Modelle mitbrachten. Dadurch war die Bedienung etwas einfacher. Über die Tasten konnten auch individuelle Scan-Einstellungen gespeichert werden.

Papierformat, Auflösung und Leistung

Bei einer Auflösung von 600dpi war sowohl der Farb- als auch Schwarzweiß-Scan in bestem Format und Kontrast möglich. Unterstützt wurden viele Formate, darunter auch GIF und JPEG.Das Papierformat gestattete eine Größe von DIN A4 und kleiner. Auch beidseitige Farbdokumente wurden bei entsprechender Größe optimal gescannt, automatisch zugeschnitten und gedreht. Das Gerät arbeitete mit 15 Watt Leistung, war energiesparsam und modern konzipiert. Der Schnell-Scan war mit bis zu 30 ppm und 60 ipm in Farbe und Schwarzweiß möglich.

Technologie und Funktionen

Scan und Software – der Dokumentenscanner in der Nutzung

Installation, Aufbau und Einrichtung

Die Software bot modernste Funktionen und etliche Bildverbesserungswerkzeuge. Sie war schnell installiert und eingerichtet, erleichterte die Anwendung und optimierte den Scan.Enthalten waren im Test u. a. die beliebten „Twain“- und „ISIS“-Treiber und dein „Avision Button Manager“, über den selbst komplexe Scan-Vorgänge mit einem einzigen Tastendruck erledigt oder Daten direkt in die Cloud gescannt werden konnten.Der Dokumentenscanner selbst war handlich, kompakt und klein, konnte zusammen- und aufgeklappt, auch durch das leichte Gewicht im Standort neu platziert werden. Er wurde über das Netzkabel an den Strom angeschlossen, über USB mit dem PC verbunden.

Bedienung, Anwendungen und Software

Die Software war praktisch und intuitiv aufgebaut, so dass die Menüführung einigermaßen benutzerfreundlich und nicht zu kompliziert war.

Statt einer Bedienung im Schritt-für-Schritt-Takt erwies sich die Nutzung über eine Taste im Test als vorteilhafter, da so die meisten Funktionen automatisch umgesetzt wurden, keine aufwendige Einstellung benötigten. Dazu konnten neun Tasten direkt und individuell mit den wichtigsten Sofort-Funktionen belegt werden. Das erhöhte den Bedienkomfort deutlich, gerade auch, wenn es darum ging, viele Papiere auf einmal durchzuziehen.

Der Scan verursachte keinen Papierstau. Traten Störungen auf, stoppte das Modell selbstständig. Jedes Blatt wurde schnell und leise verarbeitet. Das Durchsuchen von PDFs war ebenfalls im Test möglich.

Scandauer und Scanqualität

In seinen Funktionen war der „Avision AV176U Duplex Dokumentenscanner“ zuverlässig, bot einen sehr schnellen Durchzug, was nicht nur einseitige, sondern auch beidseitige Scans betraf. Die Dateien wurden zunächst als PDF gespeichert, konnten auch umgewandelt werden.

Plustek PS286 Dokumentenscanner Test

Die Lieferung erfolgte zuverlässig und schnell, lag im vom Hersteller angegebenen Zeitrahmen. Das Gerät lag in einem stabilen und größeren Karton, war neu, unbeschädigt und sofort für die Installation bereit.Mit im Paket waren eine Transporttasche, ein Netzteil, ein ADF-Papierhalter und die Installations-CD für die Software und Bedienung. Das Modell war klein und handlich, nahm angeschlossen wenig Platz weg. Eine kurze Anleitung gab es ebenfalls dazu.

Nähere Infos zum Hersteller

Plustek ist eines der wenigen Unternehmen im Test und Vergleich, das ausschließlich auf die Herstellung von Scannern und Dokumentenscannern spezialisiert ist. Es gehört zu den führenden Herstellern und vertreibt seine Produkte und Geräte weltweit.

Maße und Gewicht

Der „Plustek SmartOffice PS286 Plus Duplex Dokumentenscanner“ war in der Bauweise hervorragend und platzsparend konzipiert. Der gesamte Aufbau gestattete eine übersichtliche Nutzung. Das Gerät war leicht und handlich.Der Scanner wog 1,7 Kilogramm, konnte daher im Test auch jederzeit neu platziert werden. Die Maße betrugen 26,3 x 12,8 x 14,8 Zentimeter. Dadurch war eine ausgezeichnete Leistung in kompakter Form gewährleistet.

Design, Farbe und Verarbeitung

Das Design sah optisch sehr ansprechend, modern und schnittig aus. Die Kanten waren abgerundet, das Gehäuse matt glänzend, silbern und grau gehalten. Im unteren Bereich ließ sich die Papierauffangschale herausziehen, im oberen Bereich der Papierhalter auf- und zuklappen. Dieser diente gleichzeitig als Staubschutz, wurde das Modell nicht genutzt.

Papierformat, Auflösung und Kapazität

Nicht nur normale Textdokumente, auch Visiten- und Plastikkarten konnte der Dokumentenscanner leicht verarbeiten, wenn sie eine Dicke bis zu 1,2 Millimeter aufwiesen. Er schaffte Dokumente mit einer Länge bis zu 25 Zentimeter und war für das Format DIN A4 geeignet. Die Vorlagekapazität lag bei bis zu 50 Blatt.

Die Auflösung betrug 300dpi, die dann für Schwarzweiß- und Farbdruck taugte, allerdings in Farbe nachbearbeitet werden musste. Der Scan war im Test schnell und einwandfrei, zeigte keine Fehler, war aber in der Farbe auch nicht allzu intensiv.

Technologie und Funktionen

Angelegt werden konnten 9 individuelle Scan-Profile, die in den Formaten über eine One-Touch-Funktionstaste vordefiniert werden konnten und dann eine sehr unkomplizierte und schnelle Verwendung gestatteten. Die jeweilige Zahl war dann in dem kleinen Display zu erkennen und konnte leicht gestartet werden.

Scan und Software – der Dokumentenscanner in der Nutzung

Installation, Aufbau und Einrichtung

Der Dokumentenscanner wurde über ein ausreichend langes Kabel an den Strom angeschlossen, über USB mit dem PC verbunden. Ein direkter Netzwerkanschluss war nicht vorhanden, so dass z. B. Cloud-Dienste nicht genutzt oder die Dokumente sofort per E-Mail verschickt werden konnten.

Die Übertragung war jedoch über USB möglich und konnte dann vom Computer versendet werden. Es gab eine CD-ROM dazu, über die eine hochwertige Software installiert werden konnte. Diese war in wenigen Schritten im Test konfiguriert.

Bedienung, Anwendungen und Software

Sobald der Scan erfolgte, wurde das Bild oder die Datei am Bildschirm dargestellt. Das ging flott und problemlos, die Blätter wurden in der korrekten Ausrichtung angeordnet. Die Software wiederum bot eine Möglichkeit, zu speichern, das Datei-Format festzulegen, die Dokumente zu bearbeiten, zu schneiden oder zu drehen. Sie gestattete keine aufwendigen Anwendungen, war dafür aber sehr übersichtlich angelegt. Das Tagesvolumen lag bei 1.500 Seiten.

Scandauer und Scanqualität

Auch mehrere Seiten auf einmal wurden sehr schnell und zuverlässig durchgezogen und gescannt. Die Scangeschwindigkeit lag bei 25 ppm und 50 ipm für Schwarzweiß- und Farbdokumente. Die Bildqualität zeigte sich hochwertig, gestochen scharf und sauber. Auch farbige Dateien wurden klar dargestellt, in der Farbe und im Kontrast nicht ganz so satt und ausgeglichen.

Beim Einzug wurde jedes einzelne Dokument durch den Sensor erfasst und durchgescannt. Die Datei konnte dann mit der Software angepasst und in das gewünschte Format übertragen werden.

Brother ADS-1100W Dokumentenscanner Test

Versand und Verpackung

Das Modell von Brother wurde zügig und zuverlässig nach der Bestellung ausgeliefert und benötigte nur 3 Werktage. Das Paket war stoßfest und transportsicher, der Dokumentenscanner unbeschädigt, neu und schön kompakt. Zum Gerät gab es die benötigten Kabel und die Software-CD dazu.Eine kurze Anleitung informierte über die Installation, ein digitales Handbuch war auf der DVD zu finden. Das Modell war sofort betriebsbereit, musste nur an den Strom angeschlossen und mit dem PC verbunden werden. Die Garantiezeit betrug 3 Jahre.

Maße und Gewicht

Der Dokumentenscanner hatte ein übersichtlich kompaktes Format mit der Abmessung von 10,3 x 28,5 x 8,4 Zentimeter. Damit war er leicht unterzubringen, zusammengeklappt im Test und Vergleich schmal und handlich.

Design, Farbe und Verarbeitung

Das gesamte Gehäuse war schwarzfarbig, robust und matt glänzend. Der Scanner konnte im Deckel aufgeklappt werden, der dann gleichzeitig die Papierhalterung war. Das Design war schick, modern und elegant, die Bauform rechteckig und schmal.

Ein Display saß im vorderen Bereich und daneben mehrere Bedien- und Funktionstasten. Angezeigt wurde z. B. die Verbindung mit dem Internet. Das Modell war sehr sauber und gut verarbeitet, hatte eine USB- und HI-Speed-Schnittstelle.

Papierformat, Auflösung und Leistung

Scan und Software – der Dokumentenscanner in der Nutzung

Installation, Aufbau und Einrichtung

Die Einrichtung der Software über die Treiber-CD war schnell gemacht und erforderte keinen besonderen Aufwand. Der Scanner konnte auch mit dem Netz verbunden werden und alle Anwendungen direkt starten.Der drahtlose Scan über die WLAN-Schnittstelle war etwas langsamer, konnte aber direkt geteilt oder an das Tablet und Smartphone weitergeleitet werden.Das Gerät war im Test schnell angeschlossen, bot gegenüber anderen Modellen im Vergleich zusätzlich eine Nutzung ohne PC über den USB-Stick. Unterstützt wurde „ISIS“, um die Einbindung in professionelle Archivierungssysteme zu vereinfachen.

Bedienung, Anwendungen und Software

Die Tasten am Gerät waren klar definiert und konnten in vier Anwendungen vorprogrammiert werden, um den Scan über einen Knopfdruck zu aktivieren und nicht erst aufwendig im Test festlegen zu müssen.

Über die Software konnten die Daten im Ordner archiviert, als Format festgelegt und zurechtgeschnitten werden. Ein Zusammenfassen mehrerer Dokumente zur einer PDF war nicht möglich.

Scandauer und Scanqualität

Der Scan ging zügig voran und war im Geräusch sehr leise. Bis zu 20 Blatt konnten automatisch eingezogen werden, wobei ein Papierstau nicht so schnell auftrat. Die Scangeschwindigkeit Schwarzweiß-Dokumenten lag bei 32 Seiten pro Minute in beidseitigem Ergebnis, bei 16 Seiten pro Minute bei einseitigen Dokumenten. Damit war der Scan zuverlässig und korrekt.

Etwas ungünstig war der Einzug selbst, der häufig auch Schieflagen verursachte. Das Modell verfügte nicht über eine automatische Anpassung und Ausrichtung. Das machte die Nachbearbeitung am PC notwendig. Dafür war die Bildqualität hoch und in scharfer und klarer Auflösung auch für den Farb-Scan geeignet.

Wo kauft man Dokumentenscanner am besten?

Dokumentenscanner sind spezialisierte Geräte, die überwiegend für kommerzielle Kunden von Interesse sind. Der Fachhandel für Computerbedarf und Zubehör ist jedoch zum größten Teil auf die Bedürfnisse privater Kunden oder höchstens kleiner Gewerbetreibender ausgerichtet. Selbst wenn es in der Hauptfiliale einer Metropole Angebote im Bereich Dokumentenscanner gibt, handelt es sich in der Regel nur um wenige Modelle.

Zudem hat nicht jeder Kunde das Glück, in der Nähe einer großen Filiale eines Computerfachgeschäfts zu wohnen. Für die Mehrheit bedeutet das lange Anfahrzeiten, die nervige Suche nach einem Parkplatz und die Beschränkung auf die Öffnungszeiten. Dadurch geht wertvolle Arbeitszeit und somit Geld verloren.

Wir empfehlen den Einkauf im Internet als weitaus bessere Lösung. Dabei sind Sie weder an bestimmte Zeiten gebunden, noch müssen Sie Stunden für eine weite Anfahrt verschwenden. Stattdessen können Sie vom Büro oder von zu Hause aus bestellen, wann immer Sie Zeit oder Lust haben. im Internet steht Ihnen praktisch das gesamte Sortiment der in Deutschland erhältlichen Dokumentenscannern zur Verfügung.

Sie können sich in der jeweiligen Produktbeschreibung über alle Einzelheiten des Geräts informieren, gründlicher und schneller als das selbst ein gut geschulter Fachverkäufer tun könnte. Aufgrund dieser Informationen können Sie Ihre Kaufentscheidung treffen. Mit Hilfe einer Preissuchmaschine finden Sie den Onlineshop, in dem das Gerät am günstigsten zu haben ist.

Wissenswertes und Ratgeber

Wie so viele technische Entwicklungen ist die Geschichte des Dokumentenscanners eng mit den Leistungen eines Deutschen verknüpft. Weltweit wird Rudolf Hell als Erfinder der Scannertechnik und „Edison der grafischen Industrie“ anerkannt. Die Grundlagen dazu lieferte sein „Hellschreiber“, der 1929 erfunden wurde, Das Gerät zerlegt Zeichen und Buchstaben in Bildpunkte und sendet diese per elektronischen Impuls an einen Empfänger, der das Bild wieder zusammensetzt.

Zunächst experimentierten die Erfinder mit einem Vorläufer des Flachbettscanners. Da die Vorlage Punkt für Punkt mit Licht in 3 unterschiedlichen Farben abgetastet wurde, dauerte das Scannen einer Vorlage noch mehrere Stunden. Der erste Scanner, der nach diesem Prinzip arbeitete, kam 1963 auf den Markt. Nur 2 Jahre später setzte Hell auf die Trommeltechnik.

Scanner, die nach diesem Prinzip arbeiten, tasten mit einem Scannerkopf, der sich hin und her bewegt, die Vorlage ab, die auf der rotierenden Trommel befestigt ist. 1971 brachte Hell den ersten vollständig digitalen Scanner auf den Markt. Da Trommelscanner für die heutigen Anforderungen zu langsam sind, werden sie nicht mehr hergestellt. Bis in die achtziger Jahre war die von Rudolf Hell gegründete Firma Weltmarktführer in der der Scannertechnik. Trommelscanner wurden erst in den neunziger Jahren von den heute noch in Gebrauch befindlichen Flachbettscannern abegelöst.

Seitdem ist die Entwicklung weit voran gekommen. Moderne Dokumentenscanner sind Hochleistungsgeräte, die mehrere Zehntausend Seiten Papier pro Tag bearbeiten können. Funktionen wie automatischer Papiereinzug und Duplexscan vereinfachen die Bedienung und beschleunigen das Arbeitstempo. Die Spezialisierung schreitet auch bei Dokumentenscannern immer weiter voran. Für den gewerblichen Bereich, in dem überwiegend mit losen Schriftstücken gearbeitet wird, haben sich Einzugscannerbewährt, während für gebundene Vorlagen am besten mit einem Flachbettscannergescannt werden können.

Welcher Dokumentenscanner eigent sich am besten? Die richtige Beantwortung dieser Frage hängt am meisten davon ab, wozu das Gerät verwendet werden soll. Bei Geräten, mit denen Fotos gescannt werden sollen, kommt es auf vor allem auf höchste Auflösung und eine orginalgetreue Farbwiedergabe an. In dieser Kategorie werden öfter auch einmal Vorlagen verwendet, die größer als das Format DIN A4 sind. In Poststellen von Firmen und Behörden dagegen kommt es vor allem auf eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit an, um das hohe Volumen an Schriftstücken bewältigen zu können.

Lohnt sich die Anschaffung eines Dokumentenscanners überhaupt? Für die meisten Unternehmen auf jeden Fall. Gesetzliche Vorschriften besagen, dass wichtige Unterlagen mehrere Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Würde diese Schriftstücke in einem herkömmlichen Archiv gelagert, würde das immense Kosten verursachen. Ein Archiv benötigt nicht nur viel Platz, sondern muss auch klimatisiert und mit Alarm- und Brandmeldeanlagen ausgerüstet sein und von Fachpersonal betreut werden. Schriftstücke dagegen, die mit Hilfe von Dokumentenscannern digitalisiert und elektronisch gespeichert werden, finden zu Tausenden bequem auf einer DVD oder einem USB Stick Platz und können dort Jahrzehnte ohne Probleme überdauern.

Aber Dokumentenscanner sind doch teuer, oder? Diese Aussage stimmt nur bedingt. Natürlich haben die Qualitätsprodukte ihren Preis. Andererseits handelt es sich dabei um eine Investition, die sich schnell bezahlt macht. Dazu kommt, dass alle führenden Hersteller von Dokumentenscannern auch Modelle im Sortiment haben, die speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt wurden. Diese Geräte haben ein ausgezeichnetes Preis-Leistungsverhältnis.

Alternativen zum Dokumentenscanner

Um große Mengen an Dokumenten schnell scannen zu können, gibt es eigentlich keinen Ersatz. Wenn nur gelegentlich ein Schriftstück gescannt werden muss, kann dafür auch ein Multifunktionsgerät mit einem integrierten Flachbettscanner benutzt werden. Unterwegs können zur Not auch verschiedene Apps für Smartphones oder Tablet PCs verwendet werden.

Diese tasten das Schriftstück ähnlich wie ein Handscanner ab und wandelt das Ergebnis automatisch in eine PDF Datei um. Es gibt auch Kugelschreiber (Smart Pens), mit denen dieselbe Aufgabe erfüllt werden kann. Die Stifte speichern die Daten auf einer Speicherkarte. Ersatzweise lässt sich auch eine gute Digitalkamera benutzen.

Quellen und weiterführende Links

de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenscanner
de.wikipedia.org/wiki/Scanner_(Datenerfassung)
www.ocr-systeme.de/ocr.allg.htm
www.konstruktion.de/after-work/erfindungen-die-geschichte-des-scanners/
www.fujitsu.com/de/products/computing/peripheral/scanners/
www.brother.de/scanner7alle-scanner/dokumentenscanner#&xcStartAt=quickfinder

Ähnliche Themen